如何审核文件管理过程

文件管理过程是成文信息的管理过程。

文件管理管理过程包括：编制、受控、发行、收回、作废。

质量文件大家一般分为：一及文件（手册）、二级文件（程序文件）、三级文件（指导书）、四级文件（记录表单）

审核思路如下：

查看文件清单

抽查文件清单中的3-5份文件，是否有受控文件的原始文件；是否有按规定让授权人评审和批准；文件编号规则是否符合要求；

可能的不符合项：没有原始文件；文件没有按要求评审。

查看发放记录

是否有按规定要求对文件发放到应发放部门；接收人是否有签字；升版文件是否有收回上一版本；去文件接收部门是否能找到文件；发放的文件是否有受控标识。

可能的不符合项：升版文件没有收回上一版文件；文件没有受控标识。

作废文件

查看作废文件台帐，查看3-5份文件，是否作废文件评审单；

现场抽查文件

现场抽查文件3-5份文件，文件是否有损坏；文控查看是在文件台帐上；是否有发放记录；是否有评审记录； 是否有上一版本的回收记录。

可能的不符合项：现场文件没有在文件台帐上；现场文件没有发放记录。

系列目录

本篇是「审核思路」系列中的一篇，其余过程（项目管理、生产、采购、检验、设备、模具、实验室、文件、内审与管理评审等）的审核思路见审核思路合集，可按过程对照使用。